Deze privacyverklaring legt uit hoe persoonsgegevens worden verwerkt in de apps Systeem Keizer (de competitieleider-app) en Keizer speler (de spelers-app), samen "de apps". De apps helpen schaak- en damverenigingen hun clubcompetitie te beheren volgens het Keizer-systeem.
De competitieleider kiest per installatie waar de gegevens worden bewaard:
| Categorie | Gegevens |
|---|---|
| Identiteit speler | Naam; optioneel geboortedatum, geslacht, KNSB-lidmaatschapsnummer, FIDE-titel |
| Sportgegevens | ELO-rating, officiële KNSB-rating, partijen, uitslagen, standen, ronde-indeling |
| Afwezigheid | Afmeldingen per ronde met een vaste reden uit een keuzelijst (vakantie / werk of studie / familie of privé / anders) |
| Account leider | E-mailadres en wachtwoord (alleen bij cloudgebruik, via Supabase-authenticatie) |
| Spelers-app | Een persoonlijke koppelcode, een toestel-identificator (voor de koppeling) en optioneel een push-token voor meldingen; een overzicht van ontvangen meldingen, dat na 30 dagen vervalt en dat de speler zelf kan wissen |
| Gebruiksstatistiek | Gebeurtenissen zoals "app geopend", "ingelogd" en "ronde aangemaakt" — zonder advertentie- of trackingdoeleinden. In de competitieleider-app met het account-ID van de leider erbij; bij verwijdering van het account vervalt die koppeling en blijft alleen de gebeurtenis over. In de spelers-app ("app geopend", "ingelogd") met het interne speler-ID en de vereniging erbij, zonder naam |
| Aankoop | Of de eenmalige ontgrendeling "Volledige app" is gekocht, gekoppeld aan het account-ID van de leider (via RevenueCat). Geen betaalgegevens: die blijven bij Apple of Google |
| Foutrapportage | Bij een crash of traagheid: het type fout, de plek in de programmacode, het toesteltype en de app-versie, met een intern account-ID erbij (via Sentry). Namen, e-mailadressen en spelersgegevens worden er vóór verzending uitgefilterd |
Geen bijzondere persoonsgegevens. De apps verwerken bewust geen medische of andere bijzondere gegevens. De reden van afwezigheid kan alleen uit een vaste keuzelijst worden gekozen; vrij invoeren van een (medische) reden is niet mogelijk.
De verwerking berust op de uitvoering van het clublidmaatschap en/of het gerechtvaardigd belang van de vereniging om haar competitie te organiseren. Voor spelers jonger dan 16 jaar dient de vereniging te beschikken over toestemming van een ouder of verzorger; de app herinnert de leider hieraan bij het invoeren van een geboortedatum.
Gegevens worden bewaard zolang de speler aan de competitie deelneemt. Bij verwijdering van een speler, een competitie of (in de cloud) een leidersaccount worden de bijbehorende persoonsgegevens verwijderd. De leider kan gegevens op elk moment in de app wissen. Geanonimiseerde gebruiksstatistieken (zonder koppeling aan een account) kunnen na verwijdering bewaard blijven voor productverbetering. Hetzelfde geldt voor de gebruiksgebeurtenissen uit de spelers-app: die dragen geen naam en worden niet verwijderd met "Mijn gegevens verwijderen".
Gegevens worden niet verkocht en niet voor advertenties gebruikt. De apps bevatten geen tracking- of advertentie-SDK's van derden. Vijf externe partijen verwerken gegevens, elk als subverwerker en elk voor een afgebakend doel:
| Partij | Waarvoor | Verwerkingsgebied |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Clouddatabase en authenticatie (alleen bij cloudgebruik) | Verenigd Koninkrijk (AWS eu-west-2, Londen) — buiten de EER, onder het EU-adequaatheidsbesluit voor het VK |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Foutmeldingen en prestatiegegevens | Europese Unie (Frankfurt) |
| RevenueCat, Inc. | Vaststellen of de eenmalige ontgrendeling is gekocht | Verenigde Staten, onder de modelcontractbepalingen van de EU |
| STRATO AG | Transactionele e-mail en hosting van deze website | Duitsland (EER) |
| 650 Industries, Inc. (Expo) | Doorsturen van pushmeldingen naar Apple of Google; levering van app-updates | Verenigde Staten, onder het EU-VS Data Privacy Framework |
Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dat onder passende waarborgen (de adequaatheidsbesluiten voor het VK en het EU-VS Data Privacy Framework, dan wel de modelcontractbepalingen van de EU).
U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw gegevens. Verzoeken kunt u richten aan uw vereniging (verwerkingsverantwoordelijke) of aan henk@htenbos.nl. In de spelers-app wist een speler zelf de registratie voor pushmeldingen, de nog niet behandelde afmeldverzoeken en de koppeling met het toestel (Instellingen → Mijn gegevens verwijderen). Naam en uitslagen zijn de administratie van de vereniging; die verwijdert de wedstrijdleider op verzoek. Een leider kan het eigen account in de app verwijderen. Zie Gegevens verwijderen voor de stappen. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan.
This Privacy Policy explains how personal data is processed in the Systeem Keizer (competition-manager) and Keizer speler (player) apps, together "the apps". The apps help chess and draughts clubs run their club competition using the Keizer system.
The competition manager chooses, per installation, where data is stored:
| Category | Data |
|---|---|
| Player identity | Name; optionally date of birth, gender, KNSB membership number, FIDE title |
| Sporting data | ELO rating, official KNSB rating, games, results, standings, round pairings |
| Absence | Per-round withdrawals with a fixed reason from a list (holiday / work or study / family or personal / other) |
| Manager account | Email address and password (cloud use only, via Supabase authentication) |
| Player app | A personal invite code, a device identifier (for binding) and optionally a push token for notifications; a history of received notifications, which expires after 30 days and which the player can clear |
| Usage statistics | Events such as "app opened", "logged in" and "round created" — with no advertising or tracking purpose. In the manager app they are recorded with the manager's account ID; deleting the account drops that link and leaves only the event. In the player app ("app opened", "logged in") they are recorded with the internal player ID and the club, without a name |
| Purchase | Whether the one-time "Full app" unlock has been bought, tied to the manager's account ID (via RevenueCat). No payment details: those stay with Apple or Google |
| Error reports | On a crash or slowdown: the kind of error, where it happened in the code, the device model and the app version, with an internal account ID attached (via Sentry). Names, email addresses and player data are filtered out before sending |
No special-category data. The apps deliberately process no medical or other special-category data. The absence reason can only be chosen from a fixed list; entering a free-text (medical) reason is not possible.
Processing is based on the performance of club membership and/or the club's legitimate interest in organising its competition. For players under 16, the club must hold the consent of a parent or guardian; the app reminds the manager of this when a date of birth is entered.
Data is kept for as long as the player takes part in the competition. When a player, a competition or (in the cloud) a manager account is deleted, the related personal data is removed. The manager can erase data in the app at any time. Anonymised usage statistics (no longer linked to an account) may be retained after deletion for product-improvement purposes. The same applies to usage events from the player app: they carry no name and are not removed by "Delete my data".
Data is not sold and not used for advertising. The apps contain no third-party tracking or advertising SDKs. Five external parties process data, each as a sub-processor and each for a defined purpose:
| Party | What for | Processing region |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Cloud database and authentication (cloud use only) | United Kingdom (AWS eu-west-2, London) — outside the EEA, under the EU adequacy decision for the UK |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Error and performance reports | European Union (Frankfurt) |
| RevenueCat, Inc. | Establishing whether the one-time unlock has been bought | United States, under the EU Standard Contractual Clauses |
| STRATO AG | Transactional email and hosting of this website | Germany (EEA) |
| 650 Industries, Inc. (Expo) | Relaying push notifications to Apple or Google; delivering app updates | United States, under the EU-U.S. Data Privacy Framework |
Where data is processed outside the EEA, this is done under appropriate safeguards (the adequacy decisions for the UK and the EU-U.S. Data Privacy Framework, or the EU Standard Contractual Clauses).
You have the right of access, rectification, erasure, restriction, objection and portability. Requests can be addressed to your club (the controller) or to henk@htenbos.nl. In the player app, a player erases their own push-notification registration, their absence requests not yet handled and the link with the device (Settings → Delete my data). Name and results are the club's records; the tournament director removes them on request. A manager can delete their own account in the app. See Delete your data for the steps. You may also lodge a complaint with your supervisory authority (in the Netherlands, the Autoriteit Persoonsgegevens).
We may update this policy. The date at the top shows the most recent change.